
下面我把自己总结出来的十大时间管理办法介绍给你。值得注意的是,我没称之为最好的办法。不过这类办法对我是有帮助的,期望对你也能有所帮助。
1、天天清晨把一天要做的事都列出清单假如你不是根据办事顺序去做事情的话,那样你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上,把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包含公务和私事两类内容,把它们记录在纸上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作过程中,要常常地进行查阅。
举例,在开会前十分钟的时候,看一眼你的事情记录,假如还有一封邮件要发的话,你完全可以借助这段空隙把这项任务完成。当你做完记录上面所有事的时候,最好要再检查一遍。假如你和我有同样的感觉,那样,在完成工作后通过检查每个项目,你领会到一种满足感。
2、把下面要完成的工作也同样记录在你的清单上在完成了开始计划的工作后,把下来要做的事情记录在你的每天清单上面。假如你的清单上在内容已经满了,或是某项工作可以转过天来做,那样你可以把它算作明天或后天的。你是不是想了解为何有的人对你说他们计划做一些事情但未完成是什么原因吗?
这是由于他们没把这类事情记录下来。假如我是一个管理者,我不会三翻五次地告诉我的职员大家都需要做什么事情。我从不相信他们的记忆力。假如他们没带纸和笔,我会借给他们,让他们要完成的工作和时间期限记录下来。
3.对当天未完成的工作进行重新安排目前你有了一个每天的,而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那样,对一天下来那些没完成的工作项目又将做处置呢?你可以选择将它们顺延至第二天,添加到你明天的工作安排清单中来。
但,期望你不要成为一个办事拖拉的人,天天总会有干不完的事情,如此,天天的任务清单都会比前一天有所膨胀。假如的确事情要紧,没问题,转天做完它。假如没那样要紧,你可以和与这件事有关的人讲了解你没完成是什么原因。
4、记住应赴的约会用你的记事清单来助你记住应赴的约会,这包含与同事和朋友的约会。以我的经验看,工作忙碌的大家失约的次数比按时赴约的次数还多。假如你不可以了解地记得每件事都做了没,那样必须要把它记下来,并借用时间管理办法保证它的按时完成。
假如你的确由于有事而不可以赴约,可以提前打电话公告你的约会对象。
5、制一个表格,把本月和下月需要优先做的事情记录下来具我所知不少人都开始拟定每一天的。那样有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的谋划呢?除非你从事的是一项买卖工作,它的时间表上一直最近任务,你常常是在每一个月末进行总结,而月初又开始重新安排谋划。
对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的办法 课前预习,第三强调,你所列入这个表格的肯定是你需要完成不可的工作。在每一个月开始的时候,将上个月未完成而这个月需要完成的工作添加入表。
6、把将来某一时间要完成的工作记录下来你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在将来某一时间要完成的工作。譬如,你对你说的同事,在两个月内你将和他一块去完成某项工作。这个时候你就需要有一个方法记住这件事,并在将来的某个时间提醒你。我一般是用一个电子日历,由于不少电子日历都有提醒功能。
其实为了保险起见,你可以用多个提醒办法,一旦一个没起用途,另一个还会提醒你。
7、维持桌面整洁我从不相信一个把自已工作环境弄得乱糟糟人会是一个出色的时间管理者。同样的道理,一个人的卧室或是办公室一片狼藉,他也不会是一个出色的时间管理者。由于一个好的时间管理者是不会花很久在一堆乱文件中找出所需的材料的。
8、把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方伴随时间的过去,你或许会完成不少工作任务,这就应该注意维持每件事的有序和完整。我一般会把与某一件事有关的所有东西放在一块,如此当我需要时查找起来非常便利。当我彻底完成了一项工作时,我会把这类东西集体转移到另一个地方(参阅办法9)。
9、清理你用不着的文件材料或许你会感到吃惊,在过去的十年中,我只有一个装文件的抽屉,那里有我这类年所有些工作文件。我一直把新用完的工作文件放在抽屉的最前端,当抽屉被装满的时候,我会清除在抽屉最后面的文件。换句话说,我一直维持有一个抽屉的文件,总量不会超出这个范围。
有些人会把所有些文件都保留着,这类没完没了的文件材料最后会成为门可罗雀的废纸,不少文件可能都不会再让人用到。我在这里所提到的文件材料并不包含你的工作手册或是必需的参考资料,而是那些用作积累的文件。当然,有些时候,我也会去查找用过的文件,它们虽然经过了我的清理,但原稿我会一直保留在计算机里。
10.按期备份并清理计算机我对保存在计算机里的文件的处置办法也和上面所说的差不多。我猜想,你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。我按期地备份文件到光盘上,并立刻删除机器中不再需要的文件。
你是不是有过如此的历程:某一天,你雄心勃勃地筹备把手底下的事清理干净,可到头来却一事无成?或许每一个人都曾有过如此的历程,但在某些人身上表现得格外明显。时间管理可以帮你把每一天、每一周甚至每一个月的时间进行有效的合理安排。运用这类时间管理方法助你统筹时间,对于每一个人来讲都是尤为重要的。
组织方法相对于其他方法来讲是最简单的一种。譬如,所有些时间管理建议都包含在一些表格当中,在表格中你需要把你想要完成的任务填进来。对不少人来讲,这是最简单和普通的了。当然,制表格和填表对一些人来讲是有困难的。这是一个天份问题,与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力无关。
时间管理需要肯定的练习,假如你没筹备好同意专门练习的话,你将不可以成为一个出色的时间管理者。